Slik fungerer XTI

Et arrangement består sjelden av bare én oppgave. Du skal få mennesker påmeldt, holde oversikt over informasjon, program, rom, oppgaver, utstyr og kanskje økonomi. På selve dagen skal det være enkelt å se hva som skjer – og hvem som gjør hva.

XTI starter med arrangementet – ikke med en lang liste verktøy

Tanken bak XTI er enkel: Du oppretter arrangementet eller prosjektet først. Deretter kobler du på det du faktisk trenger. Det kan være påmelding, crew, lager, økonomi, bordplassering eller andre deler av XTI.

Du trenger altså ikke sette opp et komplett system før du vet hva du skal bruke. En liten samling kan starte enkelt. En større konferanse kan bruke flere deler av plattformen rundt det samme prosjektet.

Slik starter du

Fra Start her oppretter du XTI-konto og prosjekt. XTI Komplett er hovedinngangen når du vil samle et helt arrangement, mens flere av verktøyene også kan brukes separat.

1. Opprett prosjektet.Gi arrangementet et navn og etabler arbeidsflaten.
2. Velg det du trenger.Koble på relevante XTI-verktøy i stedet for å fylle prosjektet med funksjoner du ikke skal bruke.
3. Inviter de riktige menneskene.Prosjektet kan brukes av arrangører, crew og andre roller med ulik tilgang.
4. Jobb frem mot dagen.Program, deltakere, oppgaver, utstyr og øvrige data holdes samlet rundt prosjektet.
5. Gjennomfør og følg opp.Bruk de operative flatene når arrangementet pågår, og behold prosjektet som dokumentasjon etterpå.

Ett prosjekt kan bruke flere XTI-verktøy

Det er her XTI skiller seg fra å sette sammen mange separate løsninger. Verktøyene er laget for å kunne arbeide rundt den samme konteksten.

Hva trenger du hjelp til?

Det er ikke alltid naturlig å starte med et produktnavn. Velg heller oppgaven du skal løse. Produktvelgeren under viser hvilke deler av XTI det er naturlig å se nærmere på først.

Påmelding er starten på deltakerreisen

Når arrangementet trenger registrering, kan XTI Påmelding brukes til skjema, deltakerinformasjon og videre flyt. Påmeldingen er ikke bare et skjema som lever sitt eget liv. Målet er at informasjonen skal kunne følge arrangementet videre.

For større arrangementer kan dette bety mindre dobbeltregistrering og færre parallelle lister. For små arrangementer betyr det ganske enkelt at du slipper å bygge mer enn du trenger.

Se XTI Påmelding →

Planleggingen skjer rundt samme prosjekt

Etter at prosjektet er opprettet kan ulike arbeidsområder brukes av dem som faktisk trenger dem. Crew kan jobbe med vakter og oppgaver. Lager kan brukes til utstyr og logistikk. Økonomi kan brukes til prosjektøkonomi. Bordplassering kan få gjestene og rommet på plass.

Dette gjør også at du kan starte med én arbeidsform og utvide senere. Et arrangement som først bare trengte påmelding kan få behov for crewplanlegging eller bordplassering når gjennomføringen nærmer seg.

Deltakeren skal møte arrangementet – ikke administrasjonen

Den interne arbeidsflaten og deltakerens opplevelse er to forskjellige ting. Arrangøren kan ha behov for detaljert oversikt, mens deltakeren først og fremst trenger riktig informasjon til riktig tid.

I XTI Event kan program, praktisk informasjon og personlige deltakerflater brukes for å gjøre veien fra påmelding til oppmøte tydeligere. Private opplysninger og interne arbeidsflater skal ikke være en del av det offentlige nettstedet eller søkemotorindekseringen.

På arrangementsdagen skal systemet bli enklere – ikke mer komplisert

Når dørene åpner er det for sent å lete i fem forskjellige systemer. Derfor er gjennomføringen en viktig del av hvordan XTI bygges.

• Arrangøren kan arbeide med program, kjøreplan og operative oversikter.
• Crew kan få tilgang til det de trenger uten å få tilgang til alt.
• Påmelding og deltakerinformasjon kan brukes videre i gjennomføringen.
• Bordplassering kan publiseres til gjester, hovmester eller kjøkken med egne visninger.
• Utstyr og logistikk kan holdes nær prosjektet i stedet for i tilfeldige regneark.

Etter arrangementet beholder du historikken

Et ferdig arrangement er også kunnskap. Hvem deltok? Hvilke oppsett brukte dere? Hva ble produsert? Hvilke arbeidsmåter fungerte?

XTI er derfor ikke bare tenkt som en lenke du kaster etter bruk. Prosjektet skal kunne gi et ryddig utgangspunkt for evaluering, dokumentasjon og neste arrangement – samtidig som personopplysninger håndteres etter de rammene som gjelder for løsningen.

Hvem passer XTI for?

Et konkret eksempel: bordplassering

Bordplassering viser godt hvordan XTI-tanken fungerer. Verktøyet kan brukes alene, men kan også kobles til arrangementet når du trenger det. Du kan begynne med rommet og gjestelisten, arbeide med plassering og avslutte med bordkart, bordkort, deling og produksjonslister.

Se den interaktive guiden til XTI Bordplassering →

Vanlige spørsmål