God bordplassering er mer enn å skrive navn i et regneark. Du må vite hvor mange som får plass, hvilke gjester som bør sitte sammen, hvilke bord som faktisk passer i rommet – og til slutt få planen ut til gjestene og dem som skal servere.
Fra rom til ferdig bordplan
XTI Bordplassering er bygget som en arbeidsflyt. Du starter med prosjektet og rommet. Deretter kommer gjester, plassering, design, produksjon og deling.
- Opprett prosjekt og rom.Definer rommet du skal arbeide i og bygg opp bordoppsettet.
- Legg inn gjestene.Registrer manuelt, importer fil eller bruk tilgjengelig kobling fra andre XTI-flater.
- Plasser gjestene.Arbeid manuelt, bruk sitteønsker og låste plasser eller la den smarte plasseringsmotoren foreslå en fordeling.
- Gjør planen presentabel.Bruk prosjektets design på kart, bordkort, plasskort og andre produksjonsflater.
- Publiser det riktige til riktig mottaker.Gjester, hovmester og kjøkken kan ha ulike behov – og skal ikke nødvendigvis se de samme opplysningene.
Prøv prinsippet direkte
Mini-demoen under lagrer ingenting. Klikk en gjest og deretter en stol, dra på desktop – eller la XTI lage et eksempel på en smart fordeling.
Start med rommet – ikke navnene
En bordplan blir først nyttig når den forholder seg til det faktiske rommet. I XTI kan du bygge rommet med bord og stoler og ta hensyn til faste elementer som vegger, søyler, sperrede områder, gangsoner, utgang og garderobe.
Det gjør planen mer praktisk enn et fritt tegneark. Når rommet endres kan du se konsekvensene for bord og stolsoner før du begynner å flytte mennesker.
Legg inn gjestelisten én gang
Gjestene er prosjektfelles. De kan registreres manuelt eller importeres fra fil, og Bordplassering har også integrasjonspunkter mot XTI Event og Påmelding.
På den måten kan samme person være del av flere bordsettinger uten at du lager en ny separat gjesteliste for hvert måltid.
Et arrangement kan for eksempel ha middag fredag og festmiddag lørdag. Rommet kan være det samme, mens plasseringen kan være forskjellig.
Manuell eller smart plassering?
Noen ganger vet du nøyaktig hvor en person skal sitte. Andre ganger har du mange gjester, grupper og hensyn som skal balanseres. Derfor støtter løsningen både manuell plassering, låste plasser og en egen plasseringsmotor.
Sitteønsker kan brukes for å beskrive hvem som må sitte sammen, helst bør sitte sammen eller ikke skal sitte ved samme bord. Smart plassering skal være et forslag arrangøren kan kontrollere – ikke en svart boks som gjør planen ferdig uten forklaring.
Hvor mange bord trenger du?
Før du tegner rommet kan en enkel beregning være nyttig. Kalkulatoren under gir et minimum basert på antall gjester og stoler per bord. I et faktisk rom må du også ta hensyn til bordtype, gangsoner og servering.
Dette er en enkel kapasitetsberegning. Bordtype, romstørrelse, gangsoner, scene og servering må vurderes i den faktiske planen.
Fra arbeidsplan til noe du faktisk kan bruke på dagen
Når plasseringen er ferdig begynner produksjonen. Bordplassering har en felles designprofil som kan følge bordsettinger, trykksaker og publiserte gjestevisninger.
- Bordkart for oversikt.
- Bordkort og brettbare plasskort.
- Henvisningskort og gjesteplakat.
- Hovmesterliste og kjøkkenliste.
- PDF, SVG og PNG til videre produksjon.
- Navnelapper med valgfritt publisert bord eller plass.
Det er et viktig skille mellom arbeidsdata og publisert versjon. Endringer du gjør i arbeidsflaten trenger ikke automatisk bli synlige i delingslenker før du velger å publisere på nytt.
«Finn plassen min» gjør bordkartet nyttig for gjesten
Et ferdig bordkart er bra for arrangøren. Gjesten trenger ofte bare ett svar: Hvor skal jeg sitte?
Derfor kan en publisert gjestevisning brukes til søk etter navn og markering av riktig bord og stol. Løsningen kan også bruke personlige gjestelenker og QR når arrangøren ønsker en mer direkte opplevelse.
Selvvalgt sete eller bord – når arrangementet passer for det
Noen arrangementer ønsker at gjesten skal velge selv. Bordplassering kan åpne bestemte bord for selvvalg i et definert tidsrom. En reservasjon kan holdes midlertidig mens gjesten bekrefter, slik at to personer ikke tar samme plass samtidig.
Dette er et valg arrangøren aktiverer. Det passer ikke for alle arrangementer – og derfor er det ikke selve grunnprinsippet i bordplasseringen.
Gjesten, hovmesteren og kjøkkenet trenger forskjellige ting
På arrangementsdagen kan det være direkte uheldig å gi alle samme utskrift eller delingsside. Kjøkkenet kan trenge serveringsinformasjon. Hovmesteren trenger plassering og praktisk oversikt. Gjesten trenger bare sin plass og eventuelt et kart.
XTI Bordplassering har derfor separate, skrivebeskyttede delingsroller for ulike mottakere. Passord, utløp og stenging kan brukes der det er relevant.
Bruk Bordplassering alene – eller som del av XTI Event
Bordplassering er et eget XTI-verktøy. Du kan starte uten å opprette et komplett Event-prosjekt. Hvis arrangementet allerede bruker XTI Event kan bordplanen kobles til den samme arrangementsflyten.
Gratisbasisen er ett aktivt bordplasseringsprosjekt med ett rom. Flere bordsettinger i det samme rommet er inkludert. Tilknyttet Event-tilgang kan dekke flere rom i arrangementet. Gjeldende betalte perioder og vilkår vises på XTI når du velger tilgang.
Bordplassering er også et godt planleggingsspørsmål
Folk søker ikke bare etter et programnavn. De søker etter konkrete problemer: bordplassering til bryllup, hvor mange som får plass rundt et bord, hvordan lage bordkort, hvordan plassere familier eller hvordan organisere et julebord.
Derfor bygger XTI både selve verktøyet og åpne veiledninger rundt oppgavene. Den interaktive artikkelen du leser nå forklarer produktet. De praktiske guidene går dypere i enkeltspørsmål.
Se den offentlige guiden og start et gratis bordplasseringsprosjekt →
Vanlige spørsmål
Kan jeg bruke Bordplassering uten XTI Event?
Ja. Bordplassering kan brukes selvstendig.
Kan jeg ha flere måltider i samme rom?
Ja. Flere bordsettinger kan bruke det samme rommet med forskjellige plasseringer.
Kan gjestene finne plassen sin selv?
Ja. Publiserte visninger kan bruke «Finn plassen min», og personlig gjestetilgang kan brukes når arrangøren ønsker det.
Kan jeg lage bordkort og lister?
Ja. Produksjonsdelen støtter flere utskrifts- og eksportformater, blant annet bordkart, plasskort, gjesteplakat, hovmesterliste og kjøkkenliste.