Kapasitet og venteliste: gjør ledige plasser enkle å fordele
En avmelding er en mulighet til å gi plassen videre. Avklar kapasitet, svarfrister og meldinger før påmeldingen åpner.
Av XTI · 10. september 2026Bestem hva en plass betyr
Begynn med den faktiske kapasiteten for arrangementet. Ta hensyn til rom, servering og bemanning. I XTI gjelder kapasiteten hele eventet. En deltaker med plass på eventet har ikke dermed fått plass på alle parallelle kurs; separate kurskvoter og hotellrom må håndteres i et egnet oppsett.
Skill mellom bekreftet plass og venteliste
Deltakeren må forstå om påmeldingen gir en bekreftet plass eller en plass på ventelisten. Bruk de samme ordene i skjemaet, bekreftelsen og informasjonen på eventsiden. Unngå formuleringer som «du er med» når personen fortsatt venter.
Sett en svarfrist når en plass tilbys
En tilbudt plass bør holdes av mens deltakeren bestemmer seg. Oppgi når tilbudet utløper og hva personen må gjøre for å takke ja. XTI kan holde av en tilbudt plass i svarperioden. Hvis ingen svarer innen fristen, kan plassen gå videre i ventelisteflyten.
Gjør avmelding lett å finne
Forklar at deltakeren bruker sin personlige lenke fra bekreftelsesmailen. Oppgi siste frist for endring og hvem som kan kontaktes etter fristen. Når folk melder seg av tidlig, får neste person mer tid til å planlegge reisen og deltakelsen.
Prøv hele løypen før invitasjonen sendes
Bruk et testarrangement med lav kapasitet. Fyll plassene, prøv ventelisten, meld av en deltaker og følg tilbudet som går videre. Kontroller at e-postene kommer frem og at serverjobbene faktisk kjører. Det gir et bedre grunnlag enn å teste bare skjemaets første side.