Innsjekk på arrangement: en praktisk sjekkliste for vertskapet
God innsjekk begynner før den første gjesten kommer. Bruk denne sjekklisten til å gjøre deltakerlisten, enhetene og teamet klare.
Av XTI · 10. september 2026Dagen før: kontroller listen
Se etter duplikater, like navn, manglende tilhørighet og nylige avmeldinger. Importer eventuelle nye deltakere og kontroller treffene før lagring. Velg hvilke felt som trengs ved døren. Personopplysninger som ikke hjelper vertskapet, trenger heller ikke være synlige der.
Før innslipp: prøv den faktiske mobilen
Åpne den private teamlenken på enheten som skal brukes. Test passordet, lad batteriet og sjekk nettdekningen ved inngangen. Finn en testperson og registrer ankomst. Kontroller at statusen oppdateres på en annen enhet, og avklar hvem som hjelper hvis noen mister tilgangen.
Avklar unntakene på forhånd
Hvem kan legge til en uregistrert gjest? Hva gjør dere hvis to personer heter det samme? Skal en avmeldt deltaker aktiveres igjen ved ankomst? Pek ut én ansvarlig for slike avgjørelser. Teamet skal kunne ønske velkommen uten å måtte diskutere hver avklaring i køen.
Ved døren: bekreft riktig person
Spør etter navn og bruk firma eller tilhørighet ved behov. Kontroller treffet før du registrerer ankomst. Gi deretter en kort forklaring på hvor gjesten skal videre. En QR-kode til programmet kan være nyttig, men den erstatter ikke en tydelig beskjed fra vertskapet.
Etterpå: bruk tallene med riktig forklaring
Eksporter den oppdaterte listen og se på registrert oppmøte og ankomstfordeling. Tallene beskriver det teamet registrerte i XTI. Noter eventuelle manuelle unntak, slik at rapporten ikke tolkes som en mer presis telling enn gjennomføringen ga grunnlag for. Følg avtalt oppbevaring og slett opplysninger som ikke lenger skal beholdes.