Importer deltakerlisten uten å miste det du allerede har gjort
En oppdatert fil skal gi bedre oversikt. Den skal ikke slette manuelle tillegg, bytte person eller nullstille ankomsten.
Av XTI · 9. september 2026Velg en stabil identitet
Navn alene er ikke alltid nok. To personer kan hete Kari Hansen, og en deltaker kan endre skrivemåte mellom to eksporter. Bruk en stabil deltaker-ID fra kildesystemet når den finnes. E-post kan hjelpe med gjenkjenning, men delte familie- og jobb-adresser trenger ekstra omtanke.
Vis tilhørighet ved siden av navnet under kontrollen. Da oppdager du lettere en rad som har truffet feil person. Se også etter tomme navn, kopierte overskriftsrader og duplikater. Det er raskere å rydde slike feil før importen enn mens en kø av gjester venter ved inngangen.
Bestem hva den nye filen skal gjøre
Sammenslåing legger til nye deltakere og oppdaterer treff, mens eksisterende personer som mangler i filen blir beholdt. Dette er vanligvis riktig når du har fått en tilleggsliste eller har lagt inn personer manuelt.
Synkronisering er et annet valg. Da kan manglende, tidligere importerte personer markeres avmeldt. Bruk det bare når filen faktisk er den komplette fasiten. I XTI får du et kontrollsteg som skiller nye, oppdaterte, bevarte og mulige avmeldinger før lagring. Dersom en annen arrangør endrer listen i mellomtiden, må du kontrollere på nytt.
Velg felt ut fra hvem som skal se dem
Et personlig programfelt er ikke det samme som et internt administrasjonsfelt. La gjesten se informasjonen som er nødvendig for å finne frem. Behold interne notater i arrangørflaten. Gi lange kolonnetitler korte, forståelige visningsnavn.
Ikke importer helseopplysninger eller sensitive fritekstsvar til innsjekk. Har filen mange kolonner, gå gjennom de automatiske forslagene før du bekrefter. Hvis du vil sende arrangementsmeldinger fra XTI, kan e-postadresser beholdes kryptert etter et uttrykkelig valg i importen. Hvis du bare trenger gjenkjenning ved senere import, er en e-posthash tilstrekkelig for den funksjonen.
Kontroller resultatet med konkrete personer
Etter importen bør du kontrollere én ny deltaker, én oppdatert deltaker og én person du tidligere endret manuelt. Se at riktig program vises, at manuelle rettelser er bevart og at ankomststatusen er som forventet.
Eksporter den samlede listen når du trenger å ta den med videre. Husk at en utsending trenger en faktisk e-postadresse, ikke bare en hash. XTI viser manglende eller delte adresser før du sender, slik at du kan avklare hvem meldingen skal gå til. Test gjerne arbeidsmåten med de fiktive demodataene før du legger inn ekte deltakere.